Wilt u zich inschrijven bij de gemeente, trouwen of een kind
erkennen op basis van buitenlandse documenten?
Voor documenten uit een aantal landen is aanvullende zekerheid
nodig over de echtheid of zelfs de inhoudelijke betrouwbaarheid.
Bij de gemeente kunt u informeren of legalisatie of verificatie van
uw documenten noodzakelijk is.
Voorwaarden
Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om
zekerheid te verkrijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van
documenten afkomstig uit het buitenland. Het gaat hierbij
voornamelijk om akten en rechterlijke uitspraken. U heeft deze
papieren nodig om u in te schrijven in de persoonsgegevens van de
Gemeentelijke BasisAdministratie (GBA) of om te kunnen trouwen,
scheiden of kinderen te erkennen.
Problemen met verificatie!!
Momenteel is verificatie in slechts enkele gevallen mogelijk.
Alleen als een officiële Nederlandse instantie hier om vraagt en de
verificatie kostendekkend is wordt dit traject ingezet. De
betrokken instanties zijn nog in overleg over de juiste werkwijze.
Bijzonderheden
Achtergrond
Als rechtsfeiten bewezen moeten worden, zijn hier vaak
documenten over nodig. Deze rechtsfeiten zijn bijvoorbeeld
Geboorte.
Huwelijk.
Overlijden.
Echtscheiding.
Erkenning.
Adoptie.
Naamswijziging.
Als de rechtsfeiten buiten Nederland hebben plaatsgevonden, moet
u buitenlandse documenten kunnen overleggen. Er bestaan diverse
internationale overeenkomsten over de acceptatie van documenten
tussen landen. Is er geen overeenkomst dan eist Nederland een
dubbele legalisatie. De meeste Europese landen hebben met elkaar
afgesproken dat onderlinge legalisatie niet nodig is. Als
legalisatie wel nodig is, is een gewaarmerkt afschrift van een akte
of een rechterlijke uitspraak meestal voldoende. De afgevende
autoriteit kan een document waarmerken (legalisatie).
Legalisatie van een document
Een hogere autoriteit legaliseert een document door middel van
het op het document zelf voor echt verklaren van de handtekening
van de afgevende autoriteit.
Dubbele legalisatie
Een dubbele legalisatie houdt in dat, na de eerste legalisatie,
de Nederlandse vertegenwoordiging in het betreffende land de
handtekening van de hogere autoriteit voor echt verklaart.
Verificatie
Een verificatie betekent dat, naast de herkomst van het
document, de inhoud wordt gecontroleerd. Voor sommige landen van
waaruit vaak onbetrouwbare documenten opduiken, eist Nederland
verificatie. Dit is de zwaarste eis om aan een document te
stellen.
Apostilleverdrag
Een aantal landen heeft met elkaar afgesproken dat een
enkelvoudige legalisatie voldoende is (het
Apostilleverdrag).
Als het een land betreft dat is aangesloten bij het
Apostilleverdrag dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit
betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document
bij een hogere autoriteit in het betreffende land aangeboden moet
worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het
ministerie van Buitenlandse Zaken of Justitie.
Als het een land betreft dat niet is aangesloten bij het
Apostilleverdrag dan moet het document na de enkele legalisatie
nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het
consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere
autoriteit wordt daar voor echt verklaard.
U kunt bij de gemeente vragen of een land is aangesloten bij
het Apostilleverdrag.
Verificatie
Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is dan moet dit
document geverifieerd worden.
Een verzoek tot verificatie kunt u indienen bij uw
gemeente.
De gemeente stuurt uw verzoek door naar het ministerie van
Buitenlandse Zaken.
Het ministerie verzendt het document naar de Nederlandse
vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De
ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het
document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.
De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het
ministerie van Buitenlandse Zaken.
Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van
een begeleidend schrijven en stuurt het door naar uw gemeente. In
dit schrijven geeft het ministerie aan of het document vals of
vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.
Meenemen
U heeft een origineel gewaarmerkt afschrift van de akte of
uitspraak nodig.
Soms betekent deze eis tot legalisatie van een document dat u
zelf met het document naar uw land van herkomst dient te gaan om te
zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
Vaak kunt u een document laten legaliseren met de hulp van
familie in uw land van herkomst.
Het komt zelden voor dat legalisatie zonder kosten gepaard
gaat. De Nederlandse vertegenwoordiging heft in ieder geval leges
voor de legalisatie. De kosten voor deze leges verschillen per
land.